เจ้าหน้าที่จัดซื้อ(Purchase Officer)

การจัดซื้อ (Purchasing) หมายถึง การดำเนินงานตามขั้นตอนต่าง ๆ เพื่อให้ได้มาซึ่งวัตถุดิบ วัสดุ และ สิ่งของเครื่องใช้ต่างๆ ที่จำเป็นโดยมีคุณสมบัติ ปริมาณ ราคา ช่วงเวลา แหล่งขาย และการนำส่ง ณ สถานที่ ถูกต้อง

เป็นจัดซื้อ ต้องทำอะไรบ้าง?

ในทุกธุรกิจผลกำไรมาจากส่วนต่างของรายได้กับค่าใช้จ่ายหรือต้นทุนที่เกิดขึ้น ซึ่งจัดซื้อจะมีส่วนเกี่ยวข้องโดยตรง เพราะหน้าที่หลักของจัดซื้อคือ จัดหา สินค้าและบริการ มาเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้า ถือเป็นกระบวนการหนึ่งที่สำคัญสำหรับธุรกิจ

ทำไมจึงต้องมีเจ้าหน้าที่จัดซื้อ

หากบางครั้งหรือบางธุรกิจ ไม่สามารถจัดส่งสินค้า หรือบริการ ให้กับทางลูกค้าได้ อาจจะมีปัจจัยหลายอย่าง เช่น สินค้าขาดสต๊อก ขาดวัตถุดิบในการผลิต จัดส่งสินค้าและบริการล่าช้า หรือ สามารถส่งมอบสินค้าและบริการให้ลูกค้าได้ แต่ไม่มีส่วนต่างของรายได้กับค่าใช้จ่าย หรือเท่ากับว่า ไม่มีผลกำไรจากการทำธุรกิจ หากเจอเหตุการณ์แบบนี้หลายๆครั้ง อาจจะทำให้ธุรกิจไม่สามารถไปต่อได้

ด้วยปัจจัยต่างๆเหล่านี้ ทำให้จัดซื้อไม่ได้มีหน้าที่แค่จัดหาสินค้า เช่น วาล์ว, Pressure Gauge ให้เพียงพอต่อความต้องการของลูกค้า แต่หน้าที่ของจัดซื้อยังรวมไปถึงการจัดหา (Supply) วัตถุดิบที่เป็นปัจจัยในการผลิตสินค้าหรือบริการ พิจารณาเปรียบเทียบราคาและเงื่อนไขจากผู้จำหน่ายอย่างน้อย 3 ราย ตรวจสอบรายละเอียดสินค้าหรือบริการและประมานงานกับฝ่ายบัญชีเรื่องชำระค่าสินค้าหรือบริการ รวมถึงตรวจสอบสินค้าหรือบริการก่อนที่จะนำส่งลูกค้า และวางแผนระบบโลจิสติกส์ (Logistic) เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าและองค์กรให้มากที่สุด ทั้งนี้ต้องอยู่ภายใต้งบประมาณที่ตั้งไว้ และก่อให้เกิดผลกำไรที่มากที่สุด

ขั้นตอนการสั่งซื้อ

นี่เป็นขั้นตอนกระบวรการการจัดซื้อจัดหา ที่ บริษัท ปาโก้ เอ็นจิเนีย ริ่ง จำกัด ใช้เป็นประจำ

1. ระบุความต้องการ

– ขั้นตอนแรกในกระบวนการจัดซื้อคือการตระหนักถึงความต้องการหรือข้อกำหนด ความต้องการนี้อาจเกิดขึ้นจากแหล่งต่างๆ เช่น การขาดแคลนวัสดุ ความต้องการของลูกค้าที่เปลี่ยนแปลง หรืออุปกรณ์ที่ล้าสมัย
– ในขั้นตอนนี้ ธุรกิจหรือบุคคลจะประเมินว่าผลิตภัณฑ์หรือบริการใดที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์หรือแก้ไขปัญหา

2. การวิจัยและประเมินผล:

– เมื่อระบุความต้องการแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการวิจัยและประเมินวิธีแก้ปัญหาที่เป็นไปได้ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับตัวเลือกที่มีอยู่ รวมถึงผลิตภัณฑ์ บริการ และซัพพลายเออร์
– พิจารณาปัจจัยต่างๆ เช่น ต้นทุน คุณภาพ คุณลักษณะ และความเข้ากันได้กับระบบหรือกระบวนการที่มีอยู่
– ขอคำแนะนำ อ่านบทวิจารณ์ และเปรียบเทียบตัวเลือกต่างๆ เพื่อประกอบการตัดสินใจอย่างมีข้อมูล

3. การตัดสินใจ:

– หลังจากการวิจัยและประเมินผลอย่างละเอียดแล้ว จะมีการตัดสินใจว่าจะซื้อผลิตภัณฑ์หรือบริการใดและจากซัพพลายเออร์รายใด
– ขั้นตอนนี้มักจะเกี่ยวข้องกับผู้มีอำนาจตัดสินใจภายในองค์กร ซึ่งจะประเมินความสอดคล้องของโซลูชันที่เลือกกับข้อจำกัดด้านงบประมาณและเป้าหมายเชิงกลยุทธ์โดยรวม
– สัญญาหรือใบสั่งซื้ออาจถูกร่างและเจรจาในระหว่างขั้นตอนนี้

4. การซื้อและการทำธุรกรรม:

– เมื่อการตัดสินใจสิ้นสุดลง การซื้อก็จะดำเนินการ ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับกระบวนการต่างๆ รวมไปถึง:
– การสั่งซื้อกับซัพพลายเออร์ที่เลือก
– การเจรจาต่อรองข้อกำหนดและเงื่อนไข
– ทำธุรกรรมให้เสร็จสิ้นซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการประมวลผลการชำระเงิน
– ในการซื้อของผู้บริโภค ขั้นตอนนี้มักเกี่ยวข้องกับการชำระเงินและรับสินค้าหรือบริการ

5. การประเมินและติดตามผลหลังการซื้อ:

– หลังจากการซื้อเสร็จสมบูรณ์แล้ว การประเมินความพึงพอใจต่อสินค้าหรือบริการเป็นสิ่งสำคัญ
– พิจารณาปัจจัยต่างๆ เช่น ประสิทธิภาพของผลิตภัณฑ์ คุณภาพการบริการ และการสนับสนุนลูกค้า
– แก้ไขปัญหาหรือข้อกังวลใด ๆ ที่อาจเกิดขึ้น เช่น การคืนสินค้าหรือการเรียกร้องการรับประกัน
– การสร้างความสัมพันธ์เชิงบวกระยะยาวกับซัพพลายเออร์เป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกรรมทางธุรกิจในอนาคต

ขั้นตอนทั้งห้านี้เป็นกรอบการทำงานที่มีโครงสร้างสำหรับการตัดสินใจซื้อโดยมีข้อมูลครบถ้วน ไม่ว่าจะเพื่อวัตถุประสงค์ส่วนตัวหรือทางธุรกิจ การจัดการแต่ละขั้นตอนอย่างมีประสิทธิผลสามารถนำไปสู่กระบวนการจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพและคุ้มต้นทุนมากขึ้น

สรุป

อาจสรุปได้ว่า หน้าที่ของฝ่ายจัดซื้อ (Purchasing) คือการประสานงานและดำเนินการในการจัดซื้อ จัดจ้าง หรือจัดหาออเดอร์ที่องค์กรต้องการให้ถูกต้อง รวดเร็ว มีคุณภาพ และใช้ต้นทุนในกระบวนการให้น้อยที่สุดเพื่อคงไว้ซึ่งรายได้ที่มากที่สุดที่จะหามาให้ได้ในอนาคต